Plantilla para conciliar y tutorial
Describiremos en este artículo algunos pasos que pueden ayudar a controlar los débitos automáticos cobrados y su conciliación con los fondos que se reciben en la o las cuentas bancarias. Te recomendamos:
- Leer este artículo hasta el final
- Abrir esta plantilla que puede ser de utilidad para la conciliación.
- Mirar estos tres videos que explican cómo usar esta plantilla:
Video 1
Video 2
Video 3
Definiciones
- Fecha de pago ("payment_date" en los reportes de Debi): es la fecha en que tu cliente recibe el cargo del débito automático en su medio de pago (porque se debita de su cuenta bancaria en el caso de tarjetas de débito o cbu o porque aparece en su resumen de tarjeta de crédito que pagará al cierre de su resumen mensual).
- Fecha de acreditación: es la fecha en que el dinero es o será acreditado en la cuenta bancaria de tu empresa.
- Liquidaciones: son los reportes (generalmente un archivo PDF) donde los medios de pago informan a tu empresa la fecha precisa de acreditación y los montos exactos, descontando comisiones, impuestos y algún eventual contra cargo solicitado por el cliente o alguna devolución originada por el medio de pago o por tu empresa. Además en estas liquidaciones figuran la cuenta bancaria en la cual se depositan los fondos, es decir, el número de cuenta asociada al convenio de recaudación. Estas liquidaciones se pueden obtener de los portales de autogestión, o en la página de tu Banco (dependerá del home banking u office banking, lo podrás consultar en la ayuda de tu Banco, algunos ofrecen estas liquidaciones).
Plazos de acreditación
Primero es importante aclarar que cada medio de cobro tiene distintos plazos de acreditación en la cuenta bancaria. Por ejemplo, actualmente en Argentina el plazo es de 10 días hábiles para tarjetas de crédito, 3 días hábiles para tarjetas de débito y un día hábil para CBU. Gráficamente:
Es por eso que generalmente el monto total cobrado a los clientes en un mes determinado, no coincide con el monto acreditado en ese mes. Por esta razón la conciliación debe hacerse teniendo en cuenta los plazos de acreditación de cada medio de cobro. Debi termina su ciclo de procesamiento al informar el estado del cobro. No obstante, Debi informa una fecha estimada de acreditación (estimated_accreditation_date), para ayudar a identificar el dinero que se va recibiendo en el banco. Esta fecha es estimada, se obtiene sumando una cantidad de días a la fecha de pago, pero esta fecha puede variar debido a feriados o plazos especiales de acreditación de ciertas marcas de tarjeta no bancarias. De todas maneras las fechas precisas y los descuentos exactos en las acreditaciones pueden obtenerse en las liquidaciones diarias de los medios de pago en los distintos portales de autogestión. Estos montos netos acreditados y fechas precisas deben coincidir con los montos y fechas que veas en las cuentas bancarias.
En los movimientos de tu cuenta bancaria vas a ver casi siempre movimientos positivos, con algún concepto que depende de cada Banco, por ejemplo: "VISA ACRED. COMERCIOS... " o "ACREDITACIONES FIRSTDATA, o "ACREDITACIONES PRISMA". Los movimientos normalmente son créditos (positivos), pero también pueden aparecer débitos (negativos).
Cómo acceder a los portales de Autogestión para ver las liquidaciones?
Si nunca ingresaste a descargar las liquidaciones puedes ver el instructivo aquí.
En qué cuenta bancaria se acreditan los fondos
Cada convenio de recaudación acredita los fondos en la cuenta con que fue asociada al momento en que tu organización solicitó el alta de convenio. Para averiguar en qué cuenta estás recibiendo los fondos, esto siempre figura en las liquidaciones que se pueden descargar en los portales de autogestión. Por ejemplo en Prisma, a la derecha arriba figuran el banco pagador (tu banco, donde tienes asociado el convenio) y luego del detalle de los conceptos liquidados dice: "Se acreditó en CC XXXX".
Esquema recomendado para imputación y conciliación
Imputación: Si tenés un sistema de gestión para imputar los pagos de tus clientes, te sugerimos que realices la imputación inmediatamente luego de que Debi realiza la confirmación de la aceptación de los pagos (es decir, no esperar a la acreditación), para poder tomar acciones rápidamente. Esta imputación debería ser automática (por API, por archivo, por un plugin, etc.) de acuerdo al modelo de datos que hayas elegido.
Conciliación: Luego, cada cierto tiempo (por ejemplo, con una frecuencia mensual), te sugerimos conciliar el dinero recibido en el banco, controlando que:
- las acreditaciones teóricas (es decir, la suma de los pagos, en el campo "amount_charged" que tienen Fecha estimada de acreditación ese mes)
- menos las comisiones del medio de pago, impuestos y retenciones (que se pueden saber de las liquidaciones)
- sea igual al monto efectivamente acreditado en el banco
Al comienzo de este artículo mostramos una plantilla y un video de cómo hacer este control de forma sencilla.
Contra cargos o devoluciones
Si surgen diferencias en el punto anterior, estas pueden deberse a contra cargos y devoluciones. Los contra cargos son solicitados por tus cliente (por ejemplo porque solicitó que se le devuelva el dinero o por desconocer la compra). Las devoluciones pueden ser solicitadas por el medio de pago, por el banco o por tu empresa (por ejemplo por la anulación de una operación u otro motivo). En este caso es importante:
- que identifiques a tu cliente y los datos de la transacción. Para esto podés entrar en Debi a buscar el pago. En caso de tarjetas, descargar las liquidaciones, identificar los cuatro últimos dígitos de la tarjeta y buscar en la sección pagos de Debi con estos dígitos o con otros datos para rastrear la transacción. Si se trata de un débito directo a CBU es más directo, ya que Debi identificará el estado del pago como "refunded" o "devuelto".
- una vez identificado, hay que anular la imputación del pago del cliente en el sistema contable de la empresa, es decir esta cuota vuelve a estar impaga debito al contra cargo o devolución
- se recomienda comunicar al cliente que esta cuota no está abonada y que se registró un contra cargo o devolución, para acordar los pasos a seguir para reestablecer su situación